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• 19 avr. 2022

Si vous êtes comme la plupart des Canadiens, vous recevez chaque mois une tonne de factures et de relevés financiers par courriel, par la poste ou les deux. Cet ensemble de renseignements sur votre prêt hypothécaire, vos placements et vos cartes de crédit, de factures de services publics, comme les services téléphoniques et Internet, et de documents d’assurance semble croître sans cesse.

Et c’est sans compter tous les documents financiers que vous recevez pendant la période des impôts.

Vous avez payé vos factures et examiné vos relevés. Quelle est la prochaine étape? Savez-vous quels documents vous devez conserver et pendant combien de temps?

Si vous ne vous savez par où commencer pour maintenir vos dossiers financiers en ordre, vous n’êtes pas seul selon Nathalie Bureau, coach de productivité et présidente de l’association nationale des Organisateurs professionnels du Canada (OPC), qui représente les professionnels du rangement au pays.

« Il est facile de se sentir dépassé par tout ce qu’on doit tenir à jour et conserver, dit-elle. Mais la bonne nouvelle est qu’en consacrant seulement 15 à 20 minutes par semaine au classement de vos documents financiers, vous pouvez facilement y parvenir. »

Selon elle, il est plus facile d’ordonner vos dossiers financiers que vous ne le croyez et le jeu en vaut vraiment la chandelle. Par exemple, lorsque vous avez besoin d’un document en particulier, vous le trouverez rapidement sans avoir à le chercher dans votre paperasse ni dans les dossiers de votre ordinateur.

« Être ordonné permet également de comparer facilement les dépenses d’un mois à l’autre », explique-t-elle.

« Vous pouvez aussi comparer les factures du mois en cours à celles du mois précédent plus facilement que si vos documents n’étaient pas bien classés. De même, vous pouvez voir immédiatement les coûts liés à l’utilisation et déterminer si vous devriez envisager de la réduire ou de changer de fournisseur. »

Elle ajoute que vous vous sentirez probablement mieux ainsi, parce que le désordre peut être stressant.

« Qu’il s’agisse de piles de papier ou d’une boîte de courriel qui semble déborder, ordonner vos documents financiers peut vous donner l’impression d’être plus en contrôle, vous faire gagner du temps et donc contribuer à réduire votre stress », affirme-t-elle.


Nathalie Bureau croit également que la meilleure chose à faire en cas de doute quant aux documents importants à conserver est de consulter un conseiller professionnel, comme un avocat ou un comptable, pour connaître les pratiques de conservation des documents et de suivre ses conseils.

À toute personne qui cherche à classer des documents financiers mal rangés à la maison, Nathalie Bureau, auteure du livre L’art de l’organisation – Trucs et conseils pour une vie mieux organisée paru en 2008, offre les six conseils suivants :

Rassemblez tous vos renseignements papier ou numériques au même endroit

Commencez par tout rassembler au même endroit. Cela signifie sortir toutes les boîtes de vieux dossiers du sous-sol, tous les relevés des tiroirs et toutes les chemises de classement qui débordent de l’armoire. Si vous conservez vos documents par voie numérique, repérez tous ceux qui se trouvent sur votre ordinateur et placez-les dans un seul dossier.

Sachez quoi conserver et quoi supprimer

Maintenant que vous avez tout rassemblé, l’heure est venue de vous défaire des documents dont vous n’avez plus besoin. Mais comment savoir lesquels conserver et pendant combien de temps?

« Cela peut aller de six mois à plusieurs années », explique l’organisatrice professionnelle.

« Certains documents sont visés par des règlements fédéraux et d’autres par des lois provinciales, qui peuvent varier. Vous pouvez également essayer de chercher "tenue des dossiers" ou "période de conservation des documents" en ligne pour chaque document afin de déterminer si une période de conservation est recommandée. »

Au Canada, le gouvernement fédéral recommande de conserver vos déclarations de revenus « six ans à compter de la dernière année d’imposition à laquelle elles se rapportent » – soit sept ans en tout. Toutefois, vous souhaiterez les conserver plus longtemps dans certaines situations, comme pour les acquisitions à long terme ou la cession d’un bien.

Selon Nathalie Bureau, vous pouvez généralement vous débarrasser de certains documents, comme vos relevés de carte de crédit, après un an tandis que vous devez conserver indéfiniment d’autres documents, comme ceux en lien avec vos biens immobiliers ou une copie de votre testament.

Dès que vous aurez déterminé pendant combien de temps conserver vos documents, mettez de côté ceux qui ne sont plus utiles pour les détruire de façon sécuritaire.

Établissez des catégories et des sous-catégories

Nathalie Bureau conseille de faire une liste des catégories et sous-catégories pour tous les types de documents, car ils doivent être classés dans le bon dossier.

Par exemple, dans la catégorie « assurance » vous pouvez inclure les sous-catégories « habitation », « auto » et « vie » et dans la catégorie « services publics » pourraient figurer les sous-catégories « eau » et « électricité ». Choisissez les catégories pertinentes dans votre situation. Une fois votre liste établie, vous pouvez commencer à trier vos documents dans les catégories que vous avez créées.

Il peut aussi être utile de créer des dossiers pour l’année en cours et les années précédentes. Que vous travailliez avec des documents papier ou numériques, créez des dossiers pour chaque catégorie et sous-catégorie. Pour les documents papier, assurez-vous de vous munir de chemises et d’étiquettes, ainsi que de boîtes d’entreposage ou d’une armoire de rangement.


Choisissez votre mode de conservation : papier ou numérique

Si vous souhaitez réduire la quantité de dossiers papier que vous accumulez à la maison, vous pouvez envisager de vous inscrire à l’envoi numérique de vos factures et autres documents. De nombreuses entreprises proposent de vous envoyer chaque mois vos relevés, factures et autres documents par voie numérique plutôt que par la poste. Pour passer au numérique, vous devrez habituellement vous inscrire auprès de l’entreprise pour les recevoir de cette façon.

« Toutefois, si vous aidez un membre de votre famille qui n’est pas à l’aise avec la technologie à mettre de l’ordre dans ses dossiers, la meilleure option pour lui pourrait être de les conserver en format papier », souligne l’organisatrice professionnelle.

Une autre pratique essentielle qui est souvent négligée consiste à modifier votre adresse postale lorsque vous déménagez ou changez d’institution financière. Ainsi, vous vous assurerez de continuer à recevoir les documents importants que vous devez conserver dans vos dossiers.

Classez vos documents

Maintenant que vous avez créé vos dossiers, il est temps de classer vos documents. Classez-les en ordre antéchronologique si vous optez pour le format papier. Nathalie Bureau recommande de placer le relevé le plus récent sur le dessus, de retirer le plus ancien et de le déchiqueter immédiatement.

Entreposez et détruisez vos documents de façon sécuritaire

Une fois le classement effectué, veillez à entreposer vos dossiers en lieu sûr, par exemple dans une armoire de rangement fermant à clé pour les documents papier ou dans un système de stockage infonuagique sécurisé ou un ordinateur dont vous effectuez fréquemment une sauvegarde pour les documents numériques.

« Si quelqu’un d’autre à la maison utilise l’ordinateur, pensez à configurer un mot de passe pour cette section afin que personne d’autre n’y ait accès ou ne la supprime par erreur », indique Nathalie Bureau.

Elle recommande de déchiqueter les documents dont vous vous débarrassez. En investissant dans une déchiqueteuse – choisissez un modèle à coupe croisée pour plus de sécurité, vous pouvez éliminer vos documents régulièrement et de façon sécuritaire. D’après elle, vous ne devriez jamais vous défaire de documents financiers sans les avoir d’abord déchiquetés.

La bonne nouvelle : une fois vos documents classés, vous serez moins stressé et aurez moins de désordre – papier ou numérique – à gérer. Après avoir mis votre système en place, vous n’aurez qu’à le maintenir.

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